ÄTA står för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten, alltså allt som avviker från det som ursprungligen avtalades. I nästan varje byggprojekt dyker de upp: beställaren vill ha en annan lösning, det visar sig något oväntat bakom en vägg eller ett moment utgår. Var för sig är de ofta små. Tillsammans kan de avgöra om projektet går med vinst.
Det dyra är sällan själva arbetet. Det dyra är ÄTA som utförts men aldrig dokumenterats, besked som gavs muntligt på plats och underlag som ingen hittar när fakturan ska skickas.
Tre sorters ÄTA
- Ändringar. Något i kontraktsarbetet utförs på ett annat sätt än avtalat, till exempel ett annat material eller en flyttad vägg.
- Tilläggsarbeten. Arbete som inte ingick i kontraktet men som beställaren vill ha utfört.
- Avgående arbeten. Arbete som ingick men som utgår. Det ger normalt ett avdrag.
Standardavtalen AB och ABT innehåller regler för hur ÄTA ska hanteras, bland annat om underrättelse och om hur arbetena ska regleras ekonomiskt. Utgå alltid från vad ert eget kontrakt säger.
Vad varje ÄTA bör innehålla
En ÄTA som går att fakturera utan diskussion har samma uppgifter varje gång:
- ÄTA-nummer. Löpnummer per projekt, så att alla parter pratar om samma sak.
- Datum. När behovet uppstod och när arbetet utfördes.
- Beskrivning. Vad som ska göras och varför. Skriv så att någon som inte var på plats förstår.
- Typ. Ändring, tillägg eller avgående.
- Belopp. Exklusive moms, eller angivet som okänt tills det är bedömt. Ett avdrag ska synas som ett avdrag.
- Underlag. Foton, ritningar, mejl och mötesprotokoll som visar vad som gäller.
- Beställarens besked. Godkänd eller avslagen, när och av vem.
- Status. Väntande, godkänd, avslagen eller fakturerad.
Mall för ÄTA
Den här strukturen fungerar som ÄTA-blankett eller som rubriker i ert system.
- Projekt och ÄTA-nummer:
- Rubrik: en rad som beskriver arbetet
- Typ: ändring, tillägg eller avgående
- Orsak: till exempel beställd ändring, oförutsett förhållande eller ändrad handling
- Beskrivning:
- Regleringsform: fast pris, löpande räkning eller enligt à-prislista
- Belopp exklusive moms:
- Påverkan på tidplanen:
- Underlag: foto, ritning, protokollpunkt
- Beställarens besked: godkänd eller avslagen, datum, namn
- Fakturerad: datum och fakturanummer
Så hanterar ni ÄTA i Kassun
I Kassun har varje projekt en egen ÄTA-flik där alla ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten samlas.
Allt på ett ställe från början
Varje ÄTA får ett nummer i projektet, en beskrivning och ett belopp i kronor exklusive moms. Avdrag, noll och ännu okänt belopp hålls isär, så att summan aldrig blir fel för att en rad saknar värde. Bilder och dokument laddas upp direkt, gärna från mobilen på plats, och kan återanvändas som underlag för flera ÄTA.
Beställarens besked med spårbar historik
När beställaren svarar registrerar ni beskedet med datum, vem som registrerade det och vilket underlag det bygger på. Historiken bevarar den version som bedömdes. Ändras omfattningen eller beloppet efteråt går ÄTA:n tillbaka till väntande, så att ingen fakturerar något som beställaren aldrig har sett. Underlag som använts för ett besked skyddas mot ändring och radering.
Kopplingen till mötet och dagboken
Många ÄTA föds på byggmötet eller i en rad i dagboken. Eftersom möten, protokoll och dagbok finns i samma projekt hittar ni tillbaka till var frågan först kom upp. Assistenten kan svara på frågor som "när pratade vi om extra brandtätning på plan 3?" och visa källan.
Rätt behörighet
ÄTA-poster, historik och filer följer projektets ekonomibehörigheter. Den som ska se ekonomin ser den, övriga gör det inte.
Fem vanor som sparar pengar
- Registrera ÄTA samma dag. Ett foto och två meningar räcker för att komma ihåg vad som hände.
- Ta ställning till belopp tidigt. Ett okänt belopp som står kvar i veckor blir svårt att få betalt för.
- Koppla varje ÄTA till ett underlag. Ett protokoll, ett mejl eller ett foto gör att diskussionen blir kort.
- Gå igenom ÄTA-listan på varje byggmöte. Gör det till en fast punkt i dagordningen.
- Fakturera löpande. Godkända ÄTA som väntar på slutfakturan binder pengar i onödan.
Vanliga frågor
Vad betyder ÄTA?
Ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. Det är arbeten som avviker från det som avtalades i kontraktet.
Kan underentreprenören se våra ÄTA mot beställaren?
Nej. En ÄTA ligger i det rum där den registreras, och för att se den krävs ekonomibehörighet i just det rummet. Underentreprenören är bara med i sitt eget rum.
Går det att registrera ÄTA från mobilen?
Ja. Formulären fungerar på mobilen, inklusive uppladdning av foton direkt från kameran.